Toto oznámenie o spracúvaní osobných údajov (ďalej len „Oznámenie“) vypracovala spoločnosť MATHISON legal s. r. o., so sídlom Galvániho 15/B, 821 04 Bratislava – mestská časť Ružinov, Slovenská republika, IČO: 46 079 882, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č.: 71909/B (ďalej len „Spoločnosť“) za účelom poskytnutia stručných, transparentných, zrozumiteľných a ľahko dostupných informácii ohľadne spracúvania Vašich osobných údajov.
1. Všeobecný úvod
Toto Oznámenie je vypracované v súlade s čl. 13 GDPR a § 19 Zákona a ostatnými všeobecne záväznými právnymi predpismi.
Spoločnosť zároveň v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov navrhla a implementovala štandardnú a špecifickú ochranu osobných údajov vrátane primeraných technických a organizačných opatrení s cieľom zaistiť vysokú úroveň bezpečnosti Vašich osobných údajov.
V prípade akýchkoľvek otázok v súvislosti s týmto Oznámením alebo spracúvaním Vašich osobných údajov alebo v súvislosti s uplatnením Vašich práv v zmysle GDPR a Zákona, môžete kedykoľvek kontaktovať Spoločnosť písomne na adrese: MATHISON legal s. r. o., Galvániho 15/B, 821 04 Bratislava – mestská časť Ružinov, Slovenská republika alebo emailom: office@mathisonlegal.sk
2. Definície použitých pojmov
V zmysle zásady transparentnosti a zrozumiteľnosti Spoločnosť na účely poskytovania informácii v rámci tohto Oznámenia používa nasledovné pojmy:
- Dotknutá osoba ste Vy, ak Spoločnosť spracúva Vaše osobné údaje spôsobom uvedeným v tomto Oznámení. Dotknutými osobami sú najmä fyzické osoby, ktoré sú uvedené na faktúre alebo inom daňovom doklade ako kontaktné osoby;
- GDPR je nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov);
- Zákon je zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších právnych predpisov;
3. Informácie o spracúvaní osobných údajov
Spoločnosť nižšie uvádza prehľad jednotlivých spracovateľských činností, ako aj spracúvané osobné údaje, účel spracúvania, právny základ spracúvania, dobu uchovávania a ďalšie informácie
| Spracúvané osobné údaje | Účel spracúvania osobných údajov | Právny základ spracúvania osobných údajov | Doba uchovávania | Zákonná alebo zmluvná požiadavka a možné následky neposkytnutia osobných údajov |
|---|---|---|---|---|
| Kontaktné osobné údaje Dotknutej osoby v rozsahu meno, priezvisko, email, telefonický kontakt a pracovná pozícia. Spoločnosť uzatvorila zmluvný vzťah so zamestnávateľom alebo obchodným partnerom Dotknutej osoby, ktorý poskytol Spoločnosti kontaktné osobné údaje Dotknutej osoby, resp. Spoločnosť uzatvorila zmluvný vzťah priamo s Dotknutou osobu, ktorá poskytla svoje kontaktné osobné údaje. Kontaktné osobné údaje Dotknutej osoby v rozsahu meno, priezvisko, email, údaje o pracovnej pozícii/zamestnávateľovi a informácie na LinkedIn profile. | Spoločnosť spracúva tieto osobné údaje za účelom zabezpečenia procesu fakturácie a zabezpečenia efektívnej komunikácie (v súvislosti s fakturáciou) s Dotknutou osobu alebo jej zamestnávateľov, či obchodným partnerom, ktorý poskytol osobné údaje Dotknutej osoby. Spoločnosť spracúva tieto osobné údaje za účelom registrácie fyzickej osobe na konferenciu, podujatie, seminár alebo iné podujatie organizované alebo spoluorganizované Spoločnosťou. | Oprávnený záujem Spoločnosti. Oprávneným záujmom Spoločnosti je nastavenie procesu fakturácie vrátane nevyhnutnej komunikácie. Plnenie zmluvy. Vyplnením a odoslaním formuláru Dotknutá uzatvára so Spoločnosťou zmluvný vzťah. Tento právny základ sa vzťahuje iba na prípady, ak účastník konferencie, podujatia, semináru alebo inej aktivity je zároveň osobou, ktorá uzatvára zmluvný vzťah. Oprávnený záujem Spoločnosti. Oprávneným záujmom Spoločnosti zabezpečenie účasti Dotknutej osoby na konferencii, seminári, podujatí alebo inej aktivite. Tento právny základ sa vzťahuje na prípady, ak účastníkom je osoba rozdielna od osoby, ktorá uzatvorila zmluvný vzťah (vyplnila a odoslala formulár). | Spoločnosť uchováva osobné údaje do úhrady faktúry alebo do skončenia nevyhnutnej komunikácie. | Dobrovoľnosť poskytnutia údajov. Dobrovoľnosť spočíva v tom, že Dotknutá osoba poskytla svojmu zamestnávateľovi alebo obchodnému partnerovi za účelom ich ďalšieho sprístupnenia, resp. Dotknutá osoba ich priamo poskytla Spoločnosti. Dotknutá osoba môže svoje uplatniť u Spoločnosti svoje právo namietať spracúvanie osobných údajov. V prípade právneho základu plnenia zmluvy ide o nevyhnutnú požiadavku na uzatvorenie zmluvy, pričom v prípade neposkytnutia údajov nemôže Spoločnosť uzatvoriť tento zmluvný vzťah (t.j. registrácia na konferenciu, seminár, podujatie alebo inú aktivitu). Dobrovoľnosť poskytnutia údajov v prípade právneho základu oprávnený záujmov Spoločnosti. Dotknutá osoba môže uplatniť u Spoločnosti svoje právo namietať spracúvanie osobných údajov. |
4. Práva Dotknutých osôb
V súvislosti so spracúvaním osobných údajov Vám, ako Dotknutej osobe, vznikajú nižšie uvedené práva, ktoré si môžete kedykoľvek uplatniť u Spoločnosti vo forme žiadosti. Spoločnosť je v takomto prípade povinná poskytnúť Dotknutej osobe informácie o opatreniach, ktoré sa prijali na základe jej žiadosti a to bez zbytočného odkladu, najneskôr však do 1 mesiaca. Spoločnosť môže túto lehotu predĺžiť o ďalšie 2 mesiace, pričom v takomto prípade informuje Dotknutú osobu o každom takomto predĺžení do 1 mesiaca od doručenia žiadosti spolu s dôvodmi zmeškania lehoty.
- Právo na prístup (čl. 15 GDPR a § 21 Zákona)
Dotknutá osoba má právo získať potvrdenie, či Spoločnosť spracúva jej osobné údaje, pričom v prípade, ak áno, tak má právo získať k týmto osobným údajom prístup. Dotknutá osoba má zároveň právo na poskytnutie všetkých informácii v rámci tohto Oznámenia, pričom Spoločnosť toto Oznámenie pravidelne aktualizuje. - Právo na prístup (čl. 15 GDPR alebo § 21 Zákona)
Dotknutá osoba má právo získať potvrdenie, či Spoločnosť spracúva jej osobné údaje, pričom v prípade, ak áno, tak má právo získať k týmto osobným údajom prístup. Dotknutá osoba má zároveň právo na poskytnutie všetkých informácii v rámci tohto Oznámenia, pričom Spoločnosť toto Oznámenie pravidelne aktualizuje. - Právo na opravu (čl. 16 GDPR alebo § 22 Zákona)
Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré Spoločnosť o nej spracúva a to bez zbytočného odkladu. Dotknutá osoba má zároveň právo na doplnenie neúplných osobných údajov. - Právo na vymazanie/zabudnutie (čl. 17 GDPR alebo § 23 Zákona)
Dotknutá osoba má právo na vymazanie osobných údajov, ktoré Spoločnosť o nej spracúva a to bez zbytočného odkladu. Právo na výmaz avšak nie je absolútne a je potrebné, aby bol splnený aspoň niektorý z dôvodov v zmysle čl. 17 ods. 1 GDPR a § 23 ods. 2 Zákona, resp. Spoločnosť nie je povinná vymazať takéto osobné údaje v prípadoch uvedených v zmysle čl. 17 ods. 3 GDPR a § 23 ods. 4 Zákona. - Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR alebo § 24 Zákona)
Dotknutá osoba má právo, aby Spoločnosť obmedzila spracúvanie jej osobných údajov za podmienok uvedených v zmysle čl. 18 GDPR a § 24 Zákona. - Právo na prenosnosť (čl. 20 GDPR alebo § 26 Zákona)
Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré poskytla Spoločnosti, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak poskytla svojej osobné údaje na základe súhlasu a tieto osobné údaje spracúva Spoločnosť automatizovanými prostriedkami. - Právo namietať (čl. 21 GDPR alebo § 27 Zákona)
Dotknutá osoba má právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré Spoločnosť o nej spracúva, ak sa takéto spracúvanie vykonáva na právnom základe splnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo na oprávnené účely Spoločnosti alebo tretích strán vrátane namietania proti profilovaniu založenému na týchto právnych základoch. Dotknutá osoba má taktiež právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré Spoločnosť o nej spracúva na účely priameho marketingu, vrátane profilovania. - Právo v súvislosti s automatizovaným individuálnym rozhodovaním vrátane profilovania (čl. 22 GDPR alebo § 28 Zákona)
Dotknutá osoba má právo na to, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovanie a ktoré má účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju podobne významne ovplyvňujú. - Právo podať návrh na začatie konania (§ 100 Zákona)
Dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov v zmysle § 100 Zákona dozornému orgánu, ak sa domnieva, že Spoločnosť spracúva jej osobné údaje v rozpore s GDPR alebo Zákonom.
Dotknutá osoba môže podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava. Viac informácii je dostupných na webovom portáli Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
5. Zdroje získavania osobných údajov
Spoločnosť primárne získava osobné údaje priamo od Dotknutých osôb. V niektorých prípadoch avšak Dotknuté osoby priamo nevystupujú v kontakte so Spoločnosťou a v takomto prípade Spoločnosť získava osobné údaje z iných zdrojov, ktorými sú:
- verejne dostupné zdroje, v rámci ktorých je uvedených osobný údaj Dotknutej osoby;
- zamestnávateľ Dotknutej osoby;
- iná osoba, ktorá poskytuje Spoločnosti osobné údaje Dotknutej osoby – v takomto prípade je poskytujúca osoba povinná disponovať súhlasom Dotknutej osoby v zmysle § 78 ods. 6 Zákona;
6. Príjemcovia osobných údajov
Spoločnosť môže poskytnúť osobné údaje Dotknutých osôb aj ďalším fyzickým alebo právnickým osobám, orgánom verejnej moci alebo medzinárodným organizáciám.
Spoločnosť v prípade poskytovania osobných údajov Dotknutých osôb zabezpečuje najvyššiu možnú mieru ochrany osobných údajov, pričom v prípade poskytovania osobných údajov svojim sprostredkovateľom alebo spoločnému prevádzkovateľovi má uzatvorený zmluvný vzťah v zmysle čl. 26 alebo čl. 28 GDPR, resp. § 33 alebo § 34 Zákona.
Spoločnosť poskytuje osobné údaje Dotknutých osôb nasledovným kategóriám príjemcov:
- kontrolujúce alebo kontrolované subjekty a ostatné subjekty v horizontálnej alebo vertikálnej hierarchii organizačnej štruktúry Spoločnosti;
- obchodní partneri Spoločnosti;
- právni, daňoví, účtovní a IT poradcovia Spoločnosti;
- orgány verejnej moci.
7. Doba uchovávania osobných údajov
Okrem ustanovenej doby uchovávania pre jednotlivé osobné údaje v zmysle bodu 3 tohto Oznámenia, môže Spoločnosť uchovávať osobné údaje Dotknutých osôb aj po dlhšiu dobu a to v prípade, ak je nevyhnutné uchovávať osobné údaje aj po dlhšiu ako ustanovenú dobu z dôvodu oprávnených záujmov Spoločnosti alebo z dôvodu zmeny v jej zákonných povinnostiach.
8. Prenos osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám
Spoločnosť môže prenášať osobné údaje Dotknutých osôb do tretích krajín (krajiny mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru) alebo medzinárodným organizáciám. V prípade prípadného prenosu Osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám sa Spoločnosť vždy zaväzuje zabezpečiť dostatočnú mieru ochrany osobných údajov Dotknutých osôb.
Spoločnosť neprenáša osobné údaje do tretích krajín ani medzinárodným organizáciám.
9. Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania
Spoločnosť nevyužíva pri spracúvaní osobných údajov Dotknutých osôb automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.