Elektronický podpis vo firme: postup implementácie a spôsoby využitia

Kde je možné vo firme využiť e-podpis? Uplatnenie nájde nielen v personalistike, ale aj v marketingu firmy. Na čo myslieť, ak chce podnikateľ začať elektronicky podpisovať?

V súčasnosti sa do popredia čoraz viac dostávajú technológie, mnohé firmy prechádzajú automatizáciou a digitalizáciou procesov. Súčasťou toho je nepochybne aj elektronický podpis. Odborníci z praxe pre Podnikajte.sk prezradili:

• kde všade možno e-podpis využiť a kedy je vhodnejšie podpísať dokumenty fyzicky,
• ako postupovať, ak sa firma rozhodne elektronicky podpisovať dokumenty,
• ako dlho môže trvať začlenenie elektronického podpisovania do procesov firmy,
• čo býva základnou motiváciou, že sa podnikatelia rozhodnú využívať e-podpis a prečo to často nie je zníženie nákladov.

Čo je elektronický podpis? Aké sú typy e-podpisov a v čom sa líšia?

Nie je elektronický podpis ako elektronický podpis. Nariadenie EÚ eIDAS, ktoré upravuje podmienky pre elektronickú identifikáciu, rozlišuje tri druhy elektronických podpisov:

1. jednoduchý elektronický podpis,
2. zdokonalený elektronický podpis,
3. kvalifikovaný elektronický podpis (KEP).

Rozdiel spočíva nielen vo formáte jednotlivých podpisov, ale aj v ich využití. Lukáš Búri z firmy Anasoft, zameranej na tvorbu softvérových riešení a technologických inovácií, vysvetľuje, že jednoduchý elektronický podpis nemá presne definované kritériá na formát, ani na úroveň bezpečnosti. Väčšinou ide o podpis v e-maili, naskenovaný vlastnoručný podpis a pod.

Zdokonalený podpis už musí spĺňať niekoľko kritérií. L. Búri uvádza, že podľa eIDAS musí takýto podpis:

• obsahovať takú sadu dát, ktoré sú jedinečne spojené s podpisovateľom (napr. e-mailová adresa, telefónne číslo, IP adresa, GPS a pod.), pričom táto sada údajov musí umožniť určenie totožnosti podpisovateľa,
• byť vyhotovený pomocou údajov, ktoré môže podpisovateľ s vysokou mierou dôveryhodnosti používať pod svojou výlučnou kontrolou a
• byť prepojený s údajmi, ktoré sa ním podpisujú, a to takým spôsobom, že každú dodatočnú zmenu údajov možno zistiť.

„Zdokonalený podpis teda zaručuje vyššiu bezpečnosť a možnosť určenia totožnosti podpisujúceho. Ide napríklad o vlastnoručný elektronický podpis s veľmi presným záznamom rýchlosti ťahu, prítlaku a pod., podpis dokumentov v zabezpečenej zóne (napr. internet banking), kde sa klient podpíše zadaním hesla z dvojfaktorového overenia (napr. token z aplikácie banky),“ opisuje odborník.

Zároveň dodáva, že tretia možnosť – kvalifikovaný elektronický podpis, je tiež formou zdokonaleného podpisu, navyše však musia byť splnené dodatočné požiadavky na bezpečnosť a identifikáciu podpisujúceho:

• certifikát pre kvalifikovaný podpis je vydaný certifikačnou autoritou (napr. Koreňová certifikačná autorita Národného bezpečnostného úradu, aktuálny zoznam všetkých certifikačných autorít na Slovensku uvádza NBÚ na svojej stránke),
• certifikát je uložený na médiu, ktoré certifikoval Národný bezpečnostný úrad (napr. občiansky preukaz).

L. Búri vysvetľuje, že hlavným rozdielom medzi jednoduchým/zdokonaleným a kvalifikovaným podpisom je to, že samotný KEP obsahuje identitu podpisujúceho, ktorú overila certifikačná autorita. V iných formách podpisu je identita podpisujúceho zachytená napríklad v biometrickom podpise alebo v iných dátach, ktoré popisujú proces podpisovania (GPS, IP, doručenie dokument na e-mail, zadanie jednorazového hesla, prihlásenie do klientskej zóny/internet bankingu a pod.).

Kde je možné elektronický podpis využiť?

Oliver Majdúch z advokátskej kancelárie MATHISON legal upozorňuje, že všetky druhy podpisov možno využívať v podnikateľskom prostredí, avšak Občiansky zákonník priznáva rovnocenný účinok s vlastnoručným podpisom iba kvalifikovanému elektronickému podpisu. „Preto je KEP možné použiť všade, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis,“ uvádza advokát a dodáva, že je jediným typom e-podpisu, ktorý možno používať pri komunikácii so štátnymi orgánmi. „Od klasického podpisovania sa líši podpisovanie dokumentov, kde sa vyžaduje osvedčený podpis. V tých prípadoch sa ku KEP pripája časová pečiatka.“

V niektorých prípadoch je však uprednostnený fyzický podpis v papierovej forme z dôvodu pridružených administratívnych úkonov alebo pre zachovanie istoty, resp. bezpečnosti. „Poznáme tiež špecifické prípady, keď niektoré úkony voči orgánom štátnej správy nie je možné uskutočniť elektronicky, napríklad v prípade zriadenia neinvestičného fondu, vtedy je nutná papierová forma. Naopak, fyzickú formu už nie je možné využiť pri podaniach na Obchodný register (od 1.10.2020 platí výlučne elektronická forma podaní). Štát sa snaží jednotlivé formy komunikácie postupne elektronizovať,“ uvádza O. Majdúch.

Možnosti využitia elektronického podpisu sú oveľa širšie ako len pri podaniach na Obchodný register či pri podávaní daňového priznania. Používa sa tiež pri komunikácii medzi firmami, možno ním podpísať zmluvy so zákazníkmi či partnermi, nákupné objednávky, čestné vyhlásenia a iné. Pavol Katrenčík, ITS Portfolio Manager spoločnosti Konica Minolta uvádza, že vyšpecifikovali viac ako 200 rôznych použití elektronického podpisu a stále pribúdajú ďalšie, kde môže v rámci jednotlivých oddelení a firiem papierový podpis nahradiť elektronický.

Elektronické podpisovanie má svoje miesto aj v interných procesoch firmy. „Máme klientov, ktorí elektronicky napr. podpisujú mesačné výkazy dochádzky, hlavne vo výrobe, kde odsúhlasujú odpracované hodiny,“ vysvetľuje P. Katrenčík a dodáva ďalšie príklady využitia elektronického podpisovania, ako schvaľovanie nadčasov, prémií a bonusov. Čo sa týka marketingu, ide o schvaľovanie marketingového rozpočtu, súhlas s uvedením klienta ako referenčného zákazníka, dohody o sponzoringu, zmluvy o reklame a pod.

L. Búri z firmy Anasoft ešte k využitiu elektronického podpisu vo firmách dodáva, že ak nie je legislatívne nariadené použiť vlastnoručný podpis na papieri alebo použiť KEP (napr. pri podaní daňového priznania), je možné použiť ktorúkoľvek formu elektronického podpisu. Najrozšírenejším typom je podľa neho zdokonalený elektronický podpis, pretože predstavuje „zlatú strednú cestu“ medzi možnosťami použitia a jeho dôveryhodnosťou. „Pre komerčnú prax je vhodnejšie digitalizovať bežný papierový postup zdokonaleným elektronickým podpisom,“ uvádza odborník.

Ako začať používať elektronický podpis – postup implementácie nemusí byť zložitý, s akými nákladmi počítať?

Na podpisovanie kvalifikovaným elektronickým podpisom je potrebné mať občiansky preukaz s čipom, teda eID kartu aktivovanú na elektronické používanie, mať na nej nainštalované potrebné certifikáty a mať k tomu príslušnú aplikáciu aj čítačku kariet. Iné typy elektronického podpisu je možné vytvoriť prostredníctvom rôznych aplikácií a ide pomerne o jednoduchý postup. „Mnohé firmy predávajú hotové podpisové riešenia, ktoré sa dajú používať takmer okamžite. Ponúkajú základné možnosti integrácie a prednastavenia procesov,“ vysvetľuje L. Búri a dodáva, že záleží na firme, či dokáže pracovať s už hotovým riešením, alebo ho potrebuje viac prispôsobiť svojej infraštruktúre a procesom.

Odborník tiež opisuje, že implementácia elektronického podpisovania môže trvať niekoľko týždňov, ale aj rok. Všetko závisí od zložitosti firemných procesov, špecifických požiadaviek podnikateľa, počtu integrovaných systémov a od formy podpisu. „Zároveň do celkovej doby implementácie vstupuje aj úprava interných systémov firmy, ktorá je zväčša zastrešovaná dodávateľmi daných systémov.“

„Pokiaľ firma preferuje riešenie, ktoré je okamžite pripravené na používanie, môže sa zamerať na cloudové služby, ako napríklad slovenský OK dokument. V takomto prípade sa náklady obmedzujú len na výber konkrétneho balíka funkčností, ktoré definuje poskytovateľ služby. Zväčša ide o počet účtov, objem podpísaných dokumentov alebo doplnkové integračné služby (napr. Google Drive). Náklady na implementáciu takejto služby sú nižšie, no zároveň ponúkajú oveľa užšie spektrum možností na personalizáciu. Treba myslieť aj na skutočnosť, že dokumenty opúšťajú IT infraštruktúru firmy.“

O pomerne jednoduchom riešení hovorí P. Katrenčík. Aplikácie pre elektronické podpisovanie ako napr. Signi alebo DocuSign sú podľa jeho slov dnes rozšírené a používajú ich stovky firiem na Slovensku aj v Česku. Fungujú aj bez zložitého programovania, za pár minút je možné zaregistrovať sa a odosielať či podpisovať dokumenty elektronicky. „Nie je potrebné nič navyše inštalovať, stačí inteligentný telefón alebo počítač s internetom. V rámci napojenia na iné firemné systémy je lepšie prepojiť podpisovú aplikáciu priamo so systémom, kde sa napr. generujú zmluvy, aby sa zamestnanci nemuseli učiť pracovať v novom prostredí. Zamestnancom, ktorí odosielajú zmluvy na podpis (napr. obchodníci) pribudne iba tlačidlo „Odoslať na podpis“ v súčasnom systéme (napr. v obchodnom systéme, kde evidujú zmluvu), s ktorým jednoducho odošlú dokument na podpísanie. Na pozadí prebehne celý proces, ktorý ale zamestnanec už nemusí vidieť. Napríklad schválenie právnikom, generálnym riaditeľom na základe pravidiel, a následne podpis zúčastnených strán a uloženie do elektronického archívu,“ opisuje Katrenčík. Upozorňuje však, že v takom prípade je už potrebné urobiť prepojenie - takzvanú integráciu podpisovej aplikácie so súčasným systémom, kde je vhodné využiť IT oddelenie, alebo externého partnera.

L. Búri ešte dodáva, že množstvo firiem ponúka úpravu hotových riešení podľa konkrétnych požiadaviek podnikateľa, kde vie prispôsobiť hotové riešenie funkčne aj graficky na mieru podnikateľovi.

Čo sa týka nákladovej stránky, treba podľa L. Búriho rozlišovať, či ide o hotové riešenie – firma kupuje službu, alebo ide o vývoj riešenia na mieru. Pri druhom menovanom je na mieste počítať s licenčným poplatkom či poplatkom za vývoj (náklady sa môžu pohybovať v tisíckach eur). Svoju rolu môže zohrávať cena hardwaru potrebného na podpisovanie (tablety, podpisové podložky, počítače), cena úprav interných systémov firmy a cena času zamestnancov firmy, ktorí sa venujú téme e-podpisu.

Ako začať používať e-podpis - IT znalosť nestačí, pripraviť treba aj zamestnancov

Ak sa firma rozhodne zaviesť elektronické podpisovanie dokumentov (napr. zmlúv), je potrebné zvážiť viacero faktorov a zodpovedať si niekoľko otázok. L. Búri uviedol napríklad nasledovné:

• Prečo potrebuje firma podpisovať elektronicky a čo mi to prinesie?
• Analýza aktuálneho procesu podpisovania: Ako podpisuje papierovo a ako chce podpisovať elektronicky?
• Ktoré dokumenty chce podnikateľ podpisovať elektronicky?
• Kde sa bude podpisovať?
• Aká forma elektronického podpisu mu vyhovuje?
• Kde vzniknú elektronické dokumenty a kde sa budú archivovať?
• Ako doručí elektronické dokumenty klientovi?
• Aké budú dopady na interné systémy?

Odborníci sa však zhodujú, že mnohí podnikatelia podceňujú internú prípravu. Začať využívať elektronický podpis si vyžaduje zaškolenie používateľov, teda zamestnancov, a nastaviť proces interne – napríklad, že už sa zmluvy nebudú posielať poštou a skenovať do archívu. „Jasne pracovníkom vysvetliť, ako odoslať dokument, kam sa majú archivovať elektronické originály – prípadne nastaviť to v aplikácii. Zo skúsenosti vieme, že je lepšie prizvať si partnera, ktorý klientovi pomôže a navrhne proces, podľa svojich najlepších skúseností. Tiež je dôležité zapojiť právne oddelenie, aby odporučilo, ktoré zmluvy podpisovať a akým spôsobom,“ hovorí P. Katrenčík a dodáva, že je dôležité, aby firma pri implementácii softvéru na elektronické podpisovanie zapojila IT oddelenie, ktoré nastaví prístupy, práva a rôzne ďalšie nastavenia.

L. Búri z firmy Anasoft zasa odporúča začať postupne, vybrať iba jeden typ dokumentov / procesu podľa uváženia – tie, ktoré majú najjednoduchší proces podpisovania, prinesú okamžitý benefit. „Následne treba vyhodnotiť, ako prebiehalo podpisovanie od vzniku dokumentu až po spätnú väzbu, spraviť závery, navrhnúť vylepšenia a pustiť sa do elektronizácie ďalšieho procesu.“

Výhody a prínos e-podpisu pre firmu

Zavedenie elektronického podpisovania (napr. zmlúv či interných dokumentov) so sebou nesie niekoľko výhod. Odborníci sa zhodujú, že e-podpis procesy vo firme urýchli, šetrí tak čas aj financie. P. Katrenčík uvádza, že takáto zmena sa môže javiť komplexná, avšak na základe praktických skúseností vie, že podnikatelia, ktorí zmluvy začnú podpisovať elektronicky, si tento spôsob rýchlo obľúbia pre jednoduchosť. „Majú väčší komfort, podpisujú kedykoľvek a kdekoľvek, majú väčší prehľad, rýchlejšie podpísané zmluvy, ktoré sa im nestrácajú.“

V neposlednom rade má digitalizácia administratívy a dokumentov vplyv aj na životné prostredie. L. Búri však vysvetľuje, že hoci prínosom elektronického podpisovania je zníženie počtu papierových dokumentov a s tým spojených nákladov (archivácia papierových dokladov, posielanie fyzickou poštou a pod.), pre mnohé firmy to ale nie je základná motivácia, prečo chcú využívať e-podpis. Medzi najväčšie prínosy podľa neho patrí to, že sa eliminujú manuálne chyby, rýchlejšie sa spracuje elektronický dokument a rýchlejšie plní zmluvný vzťah (fakturácia, dodanie služby a pod.). Taktiež je možné podpísať  dohody so zmluvnými stranami na diaľku, čím sa odbúra tlač a skenovanie podpísaného dokumentu, no výhodou je aj bezpečnosť.

„V súčasnej dobe sa elektronický podpis stáva štandardom. Nie je otázkou, či zvyšuje konkurencieschopnosť firmy, ale či fyzické podpisy nespomaľujú inak efektívne rozbehnutú digitalizáciu firiem,“ uzatvára L. Búri.

Zdroj: https://www.podnikajte.sk/informacne-technologie/elektronicky-podpis-implementacia-vyuzitie