Digitalizácia vo firme: ako využívať technológie a udržať krok s dobou

Odborníci o tom, aké dokumenty možno mať len elektronicky, kde všade je možné využiť e-podpis či ako funguje digitálne bankovníctvo a čo môže podnikateľ vybaviť cez smartfón.

Technológie sa neustále vyvíjajú a ak chcú firmy udržať svoju konkurencieschopnosť, musia okrem iného efektívnejšie riešiť procesy a zamerať sa na digitalizáciu firmy. V akých oblastiach a akým spôsobom si vďaka technológiám možno uľahčiť prácu, prezradili pre Podnikajte.sk odborníci z praxe.

Ktorých firemných procesov sa týka digitalizácia?

Pod digitalizáciou si možno predstaviť prakticky každú činnosť, ktorá sa v podniku deje. Môže ísť o obchodný proces, proces získavania nových zákazníkov, starostlivosť o súčasných zákazníkov, vývoj nových produktov alebo služieb a podobne. Optimalizovať a automatizovať tieto procesy pomáhajú digitálne technológie.

Marek Polic, člen vedenia spoločnosti KROS, zodpovedný za riadenie ekonomických programov a služieb, opisuje procesy, ktoré vo firme možno digitalizovať a automatizovať nasledovne: „Automatické preklápanie objednávok z e-shopu do účtovníctva, mobilný skladník, online fakturácia, inteligentné riadenie skladov či schvaľovanie dokumentov na diaľku. Dodávku možno vyfakturovať z mobilu, jedným klikom odoslať úhradu. Dokonca aj na prvý pohľad konzervatívne účtovníctvo už je digitálne.“ Ako teda taká digitalizácia môže vyzerať v praxi a čo všetko vyžaduje?

Technológie pomáhajú mať poriadok vo financiách, na založenie účtu stačí mobil

Jednou z oblastí, ktorých sa digitalizácia a technologický posun významne dotýka, je bankovníctvo. Dnes už sú bežne využívané platby prostredníctvom mobilu a hodiniek. Bezkontaktne je možné zaplatiť naskenovaním QR kódu mobilom a smartfón dnes môžu využiť aj podnikatelia – ako platobný terminál. Tam však benefity mobilných telefónov a online prostredia nekončia.

Mať prehľad v prijímaných platbách či vo výdavkoch firmy pomáha bankový účet. Podľa produktového manažéra Tatra banky Igora Dubinu je dnes už ťažko predstaviteľné, že by akýkoľvek podnikateľ fungoval bez účtu. Pre jeho založenie pritom už nemusí chodiť do banky. Môže oň požiadať z pohodlia domova či kancelárie, stačí mu smartfón a pripojenie na internet.

Takúto možnosť ponúka napríklad práve Tatra banka, ktorá v roku 2020 získala titul najlepšia digitálna banka na svete. Postup založenia živnostenského účtu na diaľku opisuje Igor Dubina nasledovne: „Podnikateľ si musí stiahnuť našu mobilnú aplikáciu, vybrať voľbu „Digitálny živnostenský účet“ a zadať svoje osobné údaje, naskenovať občiansky preukaz, overiť sa pomocou tvárovej biometrie a zodpovedať doplňujúce otázky. Následne zadá IČO, vyplní údaje o firme a odsúhlasí legislatívne otázky. Po prejdení všetkých krokov je možné účet ihneď používať, avšak len na prijímanie platieb. Na odosielanie, výber financií či iné transakcie, je ešte potrebné do banky zaslať emailom elektronické živnostenské oprávnenie a počkať na jeho overenie, čo štandardne prebehne do 24 hodín.“ Ak ide o existujúceho klienta banky, postup je rovnaký, len o niečo kratší, pretože jeho osobné údaje už v banke majú. Proces založenia účtu takto podnikateľ zvládne pokojne aj za 4 minúty a za účet nezaplatí prvých 12 mesiacov ani euro.

Založenie podnikateľského účtu bez návštevy pobočky sa netýka len živnostníkov, ale aj jednoosobových s.r.o. Ak sa ich majitelia rozhodnú pre založenie účtu cez mobilnú aplikáciu Tatrabanky, tak nemusia banke predkladať výpis z obchodného registra v papierovej ani elektronickej podobe a rovnako ako živnostníci, majú vedenie účtu na 12 mesiacov bez poplatku.

Do banky netreba chodiť ani po tom, ak už podnikateľ účet má. Pomocou telefónu je dnes možné nielen prijímať a uhrádzať platby, ale aj vyberať peniaze, platiť inkaso či nastaviť trvalé príkazy. Ak je potrebné transakciu podpísať, stačí nasnímať odtlačok prsta či tvár. Práve tvárová biometria patrí medzi najinovatívnejšie technológie na overenie osôb. Využíva na to unikátne body tváre – zameriava sa na vzdialenosť očí, lícnych kostí alebo hrúbku pier. Tatra banka tento spôsob využíva tak, že osoba sleduje niekoľko bodov na displeji, čím sa overí, že ide o živého človeka a nie o fotografiu.

Elektronické bankovníctvo je jednou z možností, ako vo firme šetriť čas a urýchliť procesy. No digitalizácia zasahuje aj do ďalších oblastí – technológie sa využívajú nielen na finančné, ale tiež na účtovné transakcie.

Digitalizácia dokumentov a účtovníctva – je možné mať bezpapierovú kanceláriu?

Napriek využívaniu rôznych účtovných systémov z kancelárií ešte stále papiere úplne nevymizli. Dušan Nitschneider z advokátskej kancelárie Nitschneider & Partners uvádza, že firma musí mať v papierovej podobe tie dokumenty, kde jej fyzické vyhotovenie ukladá zákon, kde to upravuje priamo zmluva, alebo vyžaduje aplikačná prax. Ako najčastejšie prípady spomína tieto:

• faktúra – v zmysle zákona o dani z pridanej hodnoty platí, že elektronickú faktúru možno vyhotoviť len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby;
• spotrebiteľské zmluvy uzatvárané na diaľku – predávajúci je pri predaji na diaľku povinný bezodkladne po uzatvorení zmluvy poskytnúť zmluvu spotrebiteľovi v listinnej forme, pokiaľ spotrebiteľ nedal predávajúcemu súhlas na zaslanie zmluvy v elektronickej podobe;
• konkrétne zmluvné vzťahy – zmluvy môžu obsahovať doložky, ktoré vylučujú elektronické uzatváranie zmlúv, dodatkov či elektronické vystavovanie súvisiacich dokumentov.

Prípadov, kedy je potrebné dokument vyhotoviť aj fyzicky, je však ešte o niečo viac. Napríklad pracovnoprávne predpisy nedovoľujú elektronické doručovanie písomností týkajúcich sa vzniku, zmeny alebo zániku povinností vyplývajúcich z pracovnej zmluvy. Takéto dokumenty je potrebné doručiť do vlastných rúk, a to priamo na pracovisku, v byte zamestnanca, inom obvyklom mieste alebo poštou, ako doporučenú zásielku.

Dôležité ale je, aby dokumenty boli uchované aj digitálne – využíva sa na to systém na správu dokumentov (DMS). Ivan Kovačič, obchodný riaditeľ pre komerčný segment spoločnosti Atos IT Solutions and Services, približuje, ako môže proces ukladania dokumentov do digitálnej podoby vyzerať v praxi: „Napríklad prichádzajúca faktúra sa naskenuje v podateľni a sú z nej vyťažené meta-dáta (potrebné informácie). Vďaka tomu už vo firme neobieha papierová verzia dokumentu, ale elektronická, ktorá prejde schválením v systéme DMS a v systéme obehu dokumentov. Po schválení je faktúra zaúčtovaná.“ Faktúra sa nestratí a na základe digitálnych dát v systémoch firmy môžu byť následne jednoduchšie vytvárané napr. daňové priznania. Výhodou digitalizácie dokumentov a elektronického archívu je taktiež dostupnosť dokladov pre celú firmu. Nie je potrebné, aby obiehali fyzicky, čo šetrí náklady, čas, zvyšuje transparentnosť spracovania a spoľahlivosť procesu, či znižuje množstvo chýb. Samostatnou a neoddeliteľnou stránkou budovania informačného systému je zálohovanie a bezpečnosť. „Základnými požiadavkami sú riadenie prístupu do systému menom a heslom, oprávnenia identifikovaného používateľa na prácu len s určenými dokumentmi, používanie iba povolenej funkcionality,“ vysvetľuje odborník.

Obozretným treba zostať pri zmluvách. Pri takých, ktoré sa zo zákona alebo po dohode strán musia uzatvoriť písomne, je najdôležitejšie práve dodržanie písomnej formy. „Občiansky zákonník hovorí, že písomná forma elektronicky uzatvorenej zmluvy je zachovaná vždy, ak je zmluva podpísaná zaručeným elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou,“ upozorňuje advokát D. Nitschneider. Písomná forma môže byť dodržaná aj v prípade, keď firma použije nižší stupeň elektronického podpisovania (softvér na elektronické podpisovanie, no niekedy aj e-mail, z ktorého je zjavný prejav vôle zmluvu uzatvoriť za dohodnutých podmienok, a identifikácia osoby, ktorá zmluvu podpísala). „Je potrebné si uvedomiť, že čím silnejší stupeň elektronického podpisovania firma použije, tým bude mať lepšiu východiskovú a dôkaznú pozíciu v prípadnom súdnom konaní.“

Elektronické podpisovanie vo firme – kľúčový krok k digitalizácii

Aby bolo možné fungovať vo firme v čo najväčšej miere bezpapierovo a naplno využívať potenciál digitalizácie, hrá hlavnú rolu elektronický podpis. Môže pritom ísť o tri rôzne druhy podpisov:

1. Jednoduchý elektronický podpis, ktorý nemá presne definované kritériá na formát či úroveň bezpečnosti, môže ísť napr. o naskenovaný vlastnoručný podpis na konci e-mailu.
2. Zdokonalený elektronický podpis, ktorý zaručuje vyššiu bezpečnosť, pretože musí spĺňať isté kritériá, napr. umožňuje určenie totožnosti podpisovateľa. Ide napríklad o podpis dokumentov v zabezpečenej zóne (internet banking), kde je možné podpísať sa zadaním hesla z dvojfaktorového overenia (SMS kód, token a pod.).
3. Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP), pričom ide o formu zdokonaleného podpisu s dodatočnou požiadavkou na bezpečnosť a identifikáciu podpisujúceho (prostredníctvom občianskeho preukazu s elektronickým čipom). KEP je možné využívať ako jediný druh podpisovania pri komunikácii so štátnymi orgánmi a považuje sa za rovnocenný k vlastnoručnému.

Možností, kde sa dá elektronický podpis využiť, je dnes viacero. Pavol Katrenčík, ITS Portfolio Manager spoločnosti Konica Minolta, uvádza príklad komunikácie medzi firmami – je možné takto podpísať zmluvy so zákazníkmi či partnermi, zmluvy o mlčanlivosti a pod. Priestor pre využitie elektronického podpisu sa nájde taktiež v oblasti marketingu či HR. Stretol sa napríklad s ním pri podpisovaní mesačných výkazov dochádzky, schvaľovaní nadčasov či schvaľovaní marketingového rozpočtu. „Stále pribúdajú ďalšie možnosti, kde je možné v rámci jednotlivých oddelení a firiem nahradiť papierový podpis elektronickým, a tým ušetriť peniaze, skrátiť čas podpísania dokumentu a v neposlednom rade šetriť životné prostredie.“

Niekedy je však uprednostnený podpis v papierovej forme. „V niektorých prípadoch sa z dôvodu zachovania istoty realizujú úkony radšej vo fyzickej forme. Poznáme tiež špecifické prípady, keď niektoré úkony voči orgánom štátnej správy nie je možné uskutočniť elektronicky, napríklad pri zriadení neinvestičného fondu. Naopak fyzickú formu už nie je možné využiť pri podaní na Obchodný register (od 1.10.2020 platí výlučne elektronická forma podaní),“ uvádza Oliver Majdúch z advokátskej kancelárie MATHISON legal, s.r.o.

Ak firma chce zaviesť elektronické podpisovanie, netreba podceniť internú prípravu. Zavedenie e-podpisu neznamená len začať podpisovať elektronické dokumenty, ale aj zmenu procesov a návykov vo firme. „Ďalšími rizikovými faktormi sú interné systémy firmy, ktoré sú elektronickým podpisovaním taktiež ovplyvnené (napr. úložisko dokumentov, CRM a pod.),“ vysvetľuje Lukáš Búri z firmy Anasoft. Taktiež odporúča začať postupne, vybrať si jeden typ dokumentu alebo procesu, napr. ten, ktorý má najjednoduchší proces podpisovania. Následne treba vyhodnotiť, ako prebiehalo podpisovanie od vzniku dokumentu až po spätnú väzbu klienta, spraviť závery, navrhnúť vylepšenia a pustiť sa do elektronizácie ďalšieho typu dokumentu/procesu. V neposlednom rade je podľa neho dôležité myslieť aj na koncových klientov, teda správne komunikovať zmenu v podpisovaní a dostatočne vysvetliť, ako bude nový proces elektronického podpisovania prebiehať, kde nájdu podpísané dokumenty.

A prečo by firmy tento krok v digitalizácii mali urobiť? Experti sa zhodujú, že zavedenie elektronického podpisu do firmy so sebou prináša mnohé benefity. Či už ide o lepšiu úschovu dokumentov, úsporu času, elimináciu manuálnych chýb, odbúranie potreby tlače a skenovania podpísaného dokumentu či ekologický aspekt – ušetriť je možné stovky kilogramov papiera.

Digitalizácia v oblasti HR – využitie nájde pri zaúčaní nováčikov aj pri „zabehnutých“ zamestnancoch

Digitalizácii a technologickému pokroku sa nevyhla ani oblasť HR. Umelá inteligencia a napríklad chatboti sú dobrým pomocníkom v onboardingu (adaptívnom procese) nových zamestnancov. Chatbot odpovedá na časté otázky nováčikov a vo veľkej miere nahrádza personalistu. Pri zaúčaní pomáha taktiež virtuálna realita, ktorú využívajú na tréning napr. piloti či lekári. Technológie možno navyše využiť pri evidovaní dochádzky zamestnancov.

Mnohé firmy na uchovanie údajov o zamestnancoch využívajú cloudové riešenie (dátové úložisko). „Cloud dnes nahradí osobný kontakt pri potrebných HR úkonoch, ako je evidencia dochádzky alebo administratíva okolo nástupu nového zamestnanca, čo je v dnešnej dobe mimoriadne dôležité, keďže sa výrazne zvýšila potreba práce z domu,“ vysvetľuje Viktor Mečiar, výkonný riaditeľ spoločnosti TULIP Solutions. Ide podľa neho o bezpečnejšie riešenie evidencie pracovníkov ako v papierovej forme. „Cloudové spoločnosti investujú do zabezpečenia svojich systémov násobne viac prostriedkov ako zvykne investovať samotná firma.“ Podnikateľom odporúča vybrať si viacero cloudových riešení pre jednotlivé špecifické potreby, pričom systémy vedia vzájomne spolupracovať.

Digitalizácia vo firme a pravidlá GDPR

Cloudové riešenie, elektronický archív dokumentov, digitálne zmluvy alebo možnosť využiť biometrické údaje na podpis pri zakladaní účtu, ako je to napr. v Tatra banke – to všetko prináša firmám mnohé benefity. Úsporu času, poriadok v dokumentoch či zníženie potreby papiera. Podnikatelia by však pri týchto „vychytávkach“ nemali zabúdať na pravidlá GDPR.

Advokát Oliver Majdúch upozorňuje, že údaje v elektronických archívoch je nevyhnutné uchovávať čo najkratšie, iba po dobu, ktorá je nevyhnutne potrebná na dosiahnutie konkrétne stanoveného účelu spracúvania. „Dôvody uchovávania údajov sú rôzne – preto sa aj lehoty uchovávania líšia. Je to potrebné vždy individuálne nastaviť.“ V prípade digitálnych zmlúv, teda takých, ktoré sú uzavreté online, je možné spracovať osobné údaje vtedy, keď je to nevyhnutné na plnenie zmluvy, napr. pri nákupe tovaru cez e-shop – prevádzkovateľ musí spracúvať fakturačné údaje kupujúceho. Ďalším právnym základom pre spracovanie je podľa advokáta výslovný súhlas osoby.

Pri spracovaní biometrických údajov sú pravidlá GDPR pomerne prísne. Evidencia formou snímania odtlačkov prstov alebo tvárovej biometrie je možná na základe výslovného súhlasu zamestnancov. „V praxi sa stretávame s nerovnomernou úpravou vzťahu medzi zamestnávateľom a zamestnancom – napríklad zamestnanec môže udeliť súhlas z obavy z dôsledkov jeho neudelenia (tlak zo strany zamestnávateľa) – preto môže byť tento súhlas neplatný,“ uvádza O. Majdúch a dodáva: „Dôležitou otázkou pri spracovaní údajov je ich nevyhnutnosť. Ak je možné spracovať údaje aj menej invazívnym spôsobom (napr. priloženie dochádzkovej karty), mal by byť využitý práve tento spôsob. V dôsledku toho môže vzniknúť hybrid, kde časť zamestnancov bude používať karty a časť biometriu.“

Aby bolo možné činnosti vo firme digitalizovať, je potrebné zmeniť aj myslenie zamestnancov. Všetky novinky treba komunikovať, zabudnúť by podnikatelia nemali ani na rozvíjanie vedomostí pracovníkov, aby boli kompetentní na prácu s inováciami. V opačnom prípade ich môže „krok s dobou“ skôr odradiť a moderné technológie nebudú chcieť využívať. Marek Polic z firmy KROS upozorňuje, že firmy budú pri digitalizácii potrebovať nielen kvalitný softvér s dobrou podporou a chuť investovať do IT, no zabúdať by nemali ani na osvetu u zamestnancov. „Osvedčilo sa nám, že nové veci ľudia prijímajú oveľa lepšie, keď o nich predtým počuli, videli, zažili ich.“

Zdroj: https://www.podnikajte.sk/informacne-technologie/digitalizacia-vo-firme-ako-vyuzivat-technologie © Podnikajte.sk